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安阳市人防办机关档案管理制度


时间:2014-05-29 15:15:05
      为加强和提高档案的科学管理水平,维护档案的完整与安全,便于查找和利用,最大限度地延长档案的寿命,更好地为机关工作服务,特制定如下档案管理制度。
    一、秘书科负责并指定专人管理机关档案工作,各科室指定专人负责本科室的档案管理工作。秘书科定期对各科室文件、资料的归档工作进行指导和监督检查。
    二、各科室应根据保存档案数量设置必要的档案专用库房和柜架,库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠和防虫等设施。
    三、除有特殊具体要求外,机关全部档案均由机关档案室集中统一保管。财务、技术等专业档案,由有关业务科室负责立卷归档和保管。
    四、各科室负责管理文档的人员,必须在每年2月份以前,把上年形成的全部文件材料(1份底稿、2份正文、电子文档)移交档案室,个人不得保存应存档的文件。
    五、各科室起草文件和材料,要用统一格式的发文稿纸,注明秘密等级、发放范围和打印份数。起草文件时要用钢笔、签字笔,不得使用铅笔、圆珠笔。
    六、档案立卷时要注意保持文件之间的历史联系。缩微胶片、照片、磁带等的保管,要用特别的密封盒,胶片页和影集等,温、湿度应符合规定的要求,防止有害气体和物理性污染。
    七、绝密级档案,一般不提供对外使用,因特殊情况必须提供时,应由办领导批准。
    八、已装订好的案卷,不能拆卷取文,需要时可在重份文件中解决,复印文件须经有关领导批准。所借案卷用后必须及时归还,个人不能长期保存。
    九、平时做好档案移交前的准备工作,按期向档案馆移交。机构变更、档案人员调动时应做好档案的交接工作。
    十、档案工作人员出入库房要注意关门落锁,下班前将门窗、照明及其他设备全部关闭。

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